GİTMEDEN ÖNCE
- Öğrenci, öncelikli olarak, Bölüm Koordinatörü tarafından gideceği üniversiteye e-posta ile bildirilir (nominate edilir).
- Öğrenci, gideceği üniversitenin web sitesinden Erasmus başvuru sürecine ilişkin bilgileri araştırır ve karşı kurumdan kendisine gönderilecek olan ve başvuru sürecini anlatan e-postada yazanları uygular ve kabule uygun şekilde hazırlayarak karşı kurumun isteğine göre ya eposta yoluyla, karşı kurumun online sistemine yükleyerek ya da posta yoluyla karşı kuruma gönderir. Posta yoluyla gönderilecek ise, öğrenci belgelerini düzenli bir şekilde zarflayarak ve zarfa ilgili adresleri yazarak gönderilmesi üzerine Erasmus Ofisine teslim etmelidir.
- Öğrenci, web sitemiz giden öğrenci sekmesinde yer alan dokümanları gitmeden önce Ofise teslim etmekten sorumludur.
- Öğrenci, hareketlilikte bulunacağı döneme ilişkin ders seçimini Fakülte/Bölüm Koordinatörü ile yapacaktır. Ders seçimini tamamlayan öğrenci “öğrenim anlaşmasını” (Learning Agreement For Studies) önce kendi imzalamalı sonra da Bölüm Koordinatörüne imzalatmalıdır.
(Not: Bu belge 3 nüsha halinde imzalanmalıdır. Birisi öğrencide kalmalı, birisi Bölüm Koordinatörüne teslim edilmeli ve Erasmus Ofisine gönderilmesi istenmeli ve bir tanesi de karşı kuruma teslim edilmelidir)
- Öğrencinin başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra, vize işlemlerine başlaması için karşı kurumdan Kabul Mektubu (Acceptance Letter) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşması (LA) gönderilecektir. Bu süreç bazı üniversiteler için posta sürecidir. Yaklaşık 1/1,5 ay sürer. Sıkıntı yaşanmaması için ofisimiz adresi verilebilir. Bazı konsolosluklar taratılmış ve e-posta yoluyla gelmiş kabul belgesini kabul ettiklerinden, gideceğiniz ülkenin konsolosluğunun istediği belgeleri dikkatle inceleyiniz.
- Pasaportu olmayan öğrenciler, Öğrenci İşleri’nden Öğrenci Belgesi alarak Pasaport çıkartmak için İl/İlçe Nüfus Müdürlüklerine başvurmaları gerekir.
- Pasaportunu teslim alan öğrenci ofisimiz tarafından verilecek olan Hibeli Erasmus Öğrencisi Belgesini ve vize almak için gerekli olan ve kendi hazırlayacağı diğer evraklar ile gideceği ülkenin konsolosluğuna başvuru yapmalıdır.
- Bazı konsolosluklar kabul mektubunun ıslak imzalı olanını, bazıları ise e-posta yolu ile gönderilmiş halini kabul etmektedir. Konsolosluk tarafından istenen belgeleri öğrenmek için ilgili web sayfalarından ve telefonlarından bağlantıya geçmeniz gerekmektedir. Vize için gerekli evraklara ilişkin sorumluluk tamamıyla öğrencidedir.
- Erasmus kapsamında okul dondurulmaz, ancak kayıt yenilenir. Ücretli öğrenciler okul ücretini ödemeye devam ederler.
- Ders seçimi yapılmaz; ancak bölüm kurul kararı ile hali hazırda eşleşecek derslerinin durumu belirlenmiş olur
- Hareketlilik sürecinde gerekli belgelerini tamamlayan (Kabul mektubu kopyası, Learning Agreement Kopyası (3 imzalı), Öğrenci Kimlik Fotokopisi, Halk Bankası avro hesabı numarası ve vize fotokopisi, seyahat sağlık sigortası ilk sayfa fotokopisi) öğrencinin sözleşmesi Uluslararası Ofiste Kurum koordinatörü ve öğrenci tarafından imzalanır. Ve öğrenim hibesi 45 iş günü içerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi söz konusu değildir.
- Akademik Tanınma Belgesi 3 nüsha halinde hazırlanmalıdır. Böylece LA’de belirlenen derslerin hareketlilik sonrasında transkripte işlenmesi ve tam tanınma teminat altına alınmış olur.
HAREKETLİLİK SIRASINDA
- Öğrenci karşı kuruma ulaştıktan sonra ofisimizi e-posta yolu ile bilgilendirmelidir.
- Öğrenci ders seçiminde değişiklik yapmak istiyorsa, yine Erasmus bölüm koordinatörü ile bağlantıya geçmeli, derslerini değiştirmeden önce çıkaracağı ve ekleyeceği derslerin adını, kodunu, içeriğini ve ECTS yükünü bölüm koordinatörüne iletip onay almalıdır. Onay aldıktan sonra ilgili değişikliği yaparak ilk hazırladığı öğrenim anlaşması içerisindeki “During the Mobility” kısmını doldurmalı ve tüm taraflarca imzalanmış halini ofisimize e-posta ile iletmelidir. Onay alınmadan değiştirilen derslerin denkliğinden bölüm ve kurum koordinatörleri sorumlu olmazlar.
- Güz döneminde gidip bahar dönemine uzatmak isteyen öğrencilerimiz, uzatma işlemlerini gittikleri ülkeden yapacaktır. 2. dönem devam edecek olan öğrencilerin yapması gerekenleri karşı kurumun Erasmus ofisinden öğrenmeli, hibe durumuna ve 2. dönem ders seçimine ilişkin işlemler hakkında Erasmus Ofisinden ve kendi bölüm koordinatöründen bilgi almalıdır. Öğrenci dönem uzatmak istiyorsa öncelikle ofisimizdeki hibe miktarının durumunu öğrenmeli, akabinde uzatma işlemlerini yapmalıdır. Uzatma işlemleri ofisimizde hibe kaldığı taktirde yapılır. Öğrenci, 1. dönem gitmeden önce imzalanan sözleşme tarihleri dışında (fazla sürede) yurtdışında kalarak ek hibe talep edemez.
DÖNDÜKTEN SONRA
- Öğrenim anlaşması (LA) belgesinin Before, During ve After the Mobility bölümlerinin ilgili kişilerce imzalanmış hali, ofise teslim edilmelidir. After the Mobility Transkript ile aynı anlama gelmektedir. O yüzden After the Mobility veya Transkript teslim edilmelidir.
- Pasaportunuzda yer alacak olan giriş çıkış mühürlerinin bulunduğu sayfaların fotokopileri,
- OLS sınavlarının her ikisinin de yapılmış olması
- Participant Report’un doldurulmuş olması,
- Karşı kurumdan gönderilen transkriptinizdeki notların fakülteniz tarafından dönüştürülmesi işlemleri tamamlandıktan sonra dosyanız kapatılarak hibe sözleşmenizde belirtilen süre içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus sürecinizi tamamlamış olacaksınız.
